Laatst vertelden vrienden dat ze bijna als vermist opgegeven waren tijdens hun vakantie in Schotland, omdat ze uren te laat terugkwamen van een dagwandeling. Ze vertrokken om acht uur ’s ochtends voor een wandeling van nog geen dertig kilometer. Maar pas om tien uur ’s avonds keerden ze uitgeput terug bij de bezorgde hoteleigenaar.
Toch raar, mijn vrienden zijn behoorlijk sportief. Hoe kon het dat ze zoveel langer deden over een wandeltocht? Voor ze vertrokken hadden ze goed nagedacht over de planning. Wandelen doe je met vijf kilometer per uur, dus over een route van dertig kilometer loop je ongeveer zes uur. Plus nog twee uur om foto’s te maken en te rusten.
Glibberige paden
Ze gingen voor deze berekening uit van wat zijzelf wisten over wandelen, vanuit hun zogeheten interne gezichtspunt. Maar ze wisten niet wat ze níet wisten (unknown unknowns, aldus Amerikaanse politicus Donald Rumsfeld): dat de paden in Schotland glibberig kunnen zijn en ze eigenlijk bergschoenen en wandelstokken nodig hadden. Dat de route af en toe onduidelijk zou zijn en dat ze verkeerd zouden lopen. Dat je veel langer doet over een kilometer in heuvelachtig gebied dan in ons vlakke land.
Planningen maken is lastig, of het nou gaat over een wandeling in Schotland of een megaproject op je werk. We kunnen moeilijk voorspellen hoeveel tijd, energie en geld iets kost, zelfs als we het eerder hebben meegemaakt.
Planningen maken is lastig, of het nou gaat over een wandeling in Schotland of een megaproject op je werk
We moeten op zoek naar de ervaringen van iemand anders: een extern gezichtspunt. Professor Bent Flyvbjerg van de universiteit van Oxford onderzocht het managen van megaprojecten en bedacht het volgende stappenplan:
- Zoek een vergelijkbaar project
- Vraag na hoeveel tijd, energie en geld dit project kostte
- Stel je planning bij met informatie over je project
Vertrouwen
Mijn vrienden hadden dus andere wandelaars moeten vragen hoe lang zij over een soortgelijke wandeling deden en hadden zichzelf nog extra tijd moeten gunnen, omdat ze niet de juiste schoenen aanhadden. Maar nu nog leren vertrouwen op het externe gezichtspunt. Je gevoel zit hiervoor in de weg, want zeg nou zelf: jij kent jezelf en je plannen toch beste?
Deze column verscheen eerder in AD
